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PROMIUM DMS AI – DMS intelligente, scalabile e AI-powered

PROMIUM DMS AI è la soluzione completa per la gestione documentale enterprise, che combina:

Archiviazione avanzata e OCR multilingua (basato su tecnologia PROMIUM DMS)
Analisi AI-driven e tagging automatico (integrazione PROMIUM AI)
Workflow automatizzati
Container Docker per deployment rapidi e resilienti su server PROMIUM

🔹 Servizi gestiti PROMIUM e tecnologia di punta

Tecnologia di punta utilizzata internamente: PROMIUM DMS è la stessa tecnologia avanzata che utilizziamo internamente per gestire tutti i processi documentali di PROMIUM, garantendo affidabilità e performance testate sul campo.
Team specializzato: configurazione, settaggi, sicurezza, infrastruttura e backup gestiti completamente dal nostro team di ingegneri e personale specializzato in cybersecurity.
Servizio chiavi in mano: soluzione pronta all'uso immediatamente dopo il setup, personalizzata secondo le specifiche esigenze del cliente.
Infrastructure as a Service (IaaS): forniamo l'infrastruttura completa come servizio, sfruttando le più avanzate tecnologie cloud AWS per garantire scalabilità, sicurezza e performance ottimali.
Supporto continuo: monitoraggio, manutenzione proattiva e supporto tecnico specializzato per garantire operatività continua.
Sicurezza enterprise: implementazione di protocolli di sicurezza di livello enterprise gestiti dal nostro team di cybersecurity specialists.

🔹 OCR e archiviazione intelligente (PROMIUM DMS Core)

Acquisisce documenti in PDF/A, immagini, Office, plain text, email (via Apache Tika/Gotenberg) automaticamente, anche da cartelle monitorate o caselle email.
OCR con Tesseract in oltre 100 lingue, trasformando immagini in testo selezionabile e ricercabile.
Conservazione di originale + PDF/A per garantire compliance e archiviazione a lungo termine.

🔹 Organizzazione, ricerca e metadata intelligenti

Tag, campi personalizzati, tipi documento, corrispondenti, e organizzazione tramite viste configurabili.
Interfaccia web moderna (SPA): drag-&-drop, dashboard con statistiche, dashboard personalizzabili.
Motore di ricerca full-text, con auto-completamento, highlighting, ranking per rilevanza.

🔹 Automazione e workflow avanzati

Consumer automatico: monitora cartelle e email, importa documenti senza intervento umano.
Matching rules intelligenti: etichettatura automatica basata su corrispondenti, tipologie e tag.
Strumenti integrati per il post-processing PDF: merge, split, rotazione delle pagine – tutto direttamente nella UI.
Flussi di lavoro personalizzabili e multi-utente con permessi a livello di oggetto.

🔹 Analisi AI avanzata

Tagging automatico, generazione titoli e riconoscimento corrispondenti con OpenAI API e modelli locali Ollama (Mistral, Llama, Phi 3, Gemma 2).
Modalità assistita: supporto umano tramite interfaccia AI-guided.
Tag AI-processed: per identificare facilmente i documenti gestiti dall'AI.
Chat RAG: interrogazione semantica dei documenti in linguaggio naturale, grazie a Retrieval-Augmented Generation.
Dashboard di monitoraggio, health-check automatico, restart e gestione errori.
Supporto multi-LLM: compatibilità estesa (OpenAI, Ollama, Gemini, DeepSeek, ecc.).

🔹 Infrastruttura containerizzata e distribuzione

Tutto è in container Docker orchestrati su server PROMIUM: deployment semplice, resilienza, autoscaling, health-check.
Persistenza dati, backup automatici, orchestrazione affidabile e monitoraggio continuo.
Servizio IaaS completo: PROMIUM fornisce l'infrastruttura come servizio sfruttando tecnologie cloud AWS di ultima generazione.
Gestione completa da parte di PROMIUM: configurazione, settaggi, sicurezza, infrastruttura e backup gestiti dal nostro team di ingegneri specializzati.

🔹 Sicurezza e compliance

Login utente, permessi granulari per documenti, traccia operazioni (audit trail).
Supporto GDPR: crittografia, controllo accessi, gestione completa degli audit.
Integrazione AI mantiene la privacy: puoi usare modelli locali con Ollama per mantenere i dati on-premise.

✅ Vantaggi chiave per l'azienda

Ricerca super-veloce nei contenuti grazie a OCR, full-text e tagging AI.
Automazione completa dal consumo all'archiviazione, con riduzione degli errori.
Interrogazione intelligente dei documenti tramite chat AI.
Scalabilità e resilienza garantite dall'architettura container su cloud AWS.
Dashboard e analytics per controllare flussi ed efficienza.
Massima privacy con opzioni locali o cloud-ibrido ai modelli AI.
Servizio completamente gestito: zero preoccupazioni per configurazione, sicurezza e manutenzione – tutto gestito dal team PROMIUM.
Tecnologia collaudata: stessa soluzione utilizzata internamente da PROMIUM per i propri processi critici.
IaaS enterprise: infrastruttura cloud AWS di livello enterprise senza investimenti hardware.

📂 PROMIUM DMS – Sistema di Gestione Documentale Enterprise

PROMIUM DMS è un sistema di gestione documentale enterprise che trasforma i documenti cartacei in un archivio digitale ricercabile e intelligente, riducendo drasticamente l'utilizzo di carta e ottimizzando i processi aziendali.

🔹 Origine e sviluppo

Basato sul progetto open-source community-supported, evoluto da "Paperless" di Daniel Quinn, passando per "Paperless-ng" di Jonas Winkler fino all'attuale versione enterprise PROMIUM DMS.
Sviluppo continuo con supporto attivo della community e miglioramenti enterprise per ambienti aziendali critici.
Architettura moderna progettata per scalabilità, sicurezza e performance in ambiente enterprise.

🔹 Caratteristiche principali del sistema

OCR automatico avanzato: utilizza Tesseract per riconoscimento testo in oltre 100 lingue, trasformando PDF scansionati e immagini in documenti ricercabili e selezionabili.
Gestione metadati intelligente: corrispondenti, tipi documento, date, suggerimenti automatici di tag basati su machine learning.
Sistema di tagging flessibile: etichettatura multipla e gerarchica per organizzazione avanzata dei documenti.
Motore di ricerca full-text: ricerca avanzata con autocompletamento, evidenziazione risultati, ranking per rilevanza e ricerca semantica.
Import automatico multi-sorgente: monitoraggio cartelle, caselle email IMAP/POP3, upload drag-and-drop, API REST.
Supporto formati esteso: PDF, immagini (JPEG, PNG, TIFF), documenti Office (Word, Excel, PowerPoint), LibreOffice, plain text, email (.eml) tramite Apache Tika e Gotenberg.
Interfaccia web moderna: Single Page Application (SPA) responsive, ottimizzata per desktop, tablet e mobile.
Archiviazione PDF/A: conversione automatica in formato PDF/A per archiviazione a lungo termine conforme agli standard.

🔹 Interfaccia utente e dashboard

Dashboard personalizzabile: statistiche in tempo reale, viste salvate, widget configurabili, grafici di utilizzo e performance.
Visualizzazione documenti: tre modalità di visualizzazione (lista, griglia, dettaglio), anteprima integrata, visualizzatore PDF nativo.
Sidebar intelligente: modalità "slim" per massimizzare lo spazio documenti, filtri rapidi, navigazione gerarchica.
Supporto tema scuro: interfaccia ottimizzata per utilizzo prolungato, riduzione affaticamento visivo.
Operazioni bulk: modifica massiva di tag, corrispondenti, tipi documento, permessi e metadati personalizzati.
Editor side-by-side: modifica simultanea di documenti e metadati con anteprima in tempo reale.

🔹 Funzionalità di ricerca avanzata

Ricerca full-text intelligente: indicizzazione completa del contenuto OCR e metadati.
Autocompletamento dinamico: suggerimenti contestuali basati sui documenti esistenti.
Filtri avanzati: per data, tipo, corrispondente, tag, campi personalizzati, dimensione file.
Ricerca "More like this": trova documenti simili basandosi su contenuto e metadati.
Evidenziazione risultati: highlighting delle parole chiave nei risultati di ricerca.
Ricerca salvata: memorizzazione di query complesse per riutilizzo rapido.
Ricerca booleana: operatori AND, OR, NOT per query complesse.

🔹 Sistema di workflow e automazione

Consumer automatico: monitoraggio continuo di cartelle e caselle email per import automatico.
Regole di matching intelligenti: assegnazione automatica di tag, tipi e corrispondenti basata su pattern e machine learning.
Workflow personalizzabili: trigger configurabili (import, update, scheduled) con azioni multiple.
Post-processing PDF integrato: merge, split, rotazione pagine, estrazione testo direttamente nell'interfaccia.
Notifiche e alert: sistema di notifiche per eventi importanti, scadenze, errori di processing.
Integrazione email avanzata: regole IMAP complesse, azioni post-processing (marca come letto, sposta, elimina).

🔹 Gestione email e comunicazioni

Account email multipli: configurazione di più caselle email con regole specifiche per ciascuna.
Regole email avanzate: filtri per mittente, oggetto, allegati, dimensione, con azioni automatiche.
Processing allegati intelligente: estrazione automatica allegati con applicazione regole specifiche.
Gestione email duplicate: rilevamento e gestione intelligente di email e allegati duplicati.
Archiviazione email: conservazione email originali con metadati completi.

🔹 Sistema di permessi e sicurezza

Autenticazione multi-utente: sistema di login sicuro con supporto LDAP/Active Directory.
Permessi granulari: controllo accesso a livello di documento, tag, corrispondente, tipo documento.
Permessi globali e per oggetto: sistema flessibile di autorizzazioni con ereditarietà.
Gruppi utenti: gestione semplificata permessi tramite gruppi con ruoli predefiniti.
Audit trail completo: tracciamento di tutte le operazioni per compliance e sicurezza.
Link condivisibili: generazione link pubblici con scadenza opzionale per condivisione esterna.
Crittografia dati: protezione dati a riposo e in transito con standard enterprise.

🔹 Pianificazione installazione e deployment

Containerizzazione Docker: deployment semplificato con container orchestrati, scaling automatico.
Architettura storage: configurazione percorsi per data, media, database, backup e cartelle di consumo.
Database supportati: SQLite (default), PostgreSQL, MariaDB con configurazione SSL.
Servizi esterni: Redis per task scheduling, Apache Tika per documenti Office, Gotenberg per conversioni.
Workflow di scansione: integrazione scanner di rete, upload manuale, API REST per integrazione sistemi esterni.
Strategia backup: backup automatici incrementali di dati, media e database con retention policy.

🔹 Workflow operativo dettagliato

Acquisizione (Consume): arrivo documento da scanner, email, upload manuale o API.
Pre-processing: validazione formato, controllo duplicati, analisi metadati EXIF.
OCR e estrazione testo: riconoscimento testo con Tesseract, estrazione metadati embedded.
Classificazione automatica: applicazione regole di matching per tipo, corrispondente, tag.
Archiviazione: salvataggio originale + versione PDF/A ottimizzata in storage strutturato.
Indicizzazione: aggiornamento indici di ricerca full-text e metadati.
Notifica: alert utenti interessati e trigger workflow automatici.

🔹 Configurazione e personalizzazione

Campi personalizzati avanzati: tipi multipli (testo, numero, data, selezione, checkbox) con validazione.
Template documento: modelli predefiniti per tipologie specifiche con campi obbligatori.
Viste personalizzate: dashboard e filtri salvati per accesso rapido a documenti specifici.
Configurazione OCR: lingue multiple, qualità output, pre-processing immagini.
Regole denominazione file: pattern personalizzabili per organizzazione automatica storage.
Integrazione scanner: configurazione diretta con scanner di rete e software di scansione.

🔹 Monitoraggio e manutenzione

Health check integrato: monitoraggio continuo stato sistema, performance, errori.
Sanity checker: verifica integrità archivio documentale e coerenza database.
Statistiche utilizzo: report dettagliati su volumi, performance, utilizzo storage.
Log centralizzato: sistema di logging completo per troubleshooting e audit.
Ottimizzazione automatica: pulizia indici, compattazione database, garbage collection.
Backup automatico: strategie di backup configurabili con verifica integrità.

🔹 Integrazione e API

API REST completa: accesso programmatico a tutte le funzionalità per integrazione sistemi esterni.
Webhook configurabili: notifiche automatiche a sistemi esterni per eventi specifici.
Import/Export massivo: strumenti per migrazione dati e backup strutturati.
Integrazione ERP/CRM: connettori per sistemi aziendali comuni.
Single Sign-On (SSO): integrazione con sistemi di autenticazione aziendali.

🔹 Performance e scalabilità

Processing parallelo: elaborazione simultanea di documenti multipli su sistemi multi-core.
Caching intelligente: ottimizzazione performance con cache multi-livello.
Load balancing: distribuzione carico su istanze multiple per alta disponibilità.
Storage scalabile: supporto per storage distribuito e cloud storage.
Ottimizzazione database: indicizzazione avanzata e query optimization.

🔹 FAQ essenziali

È una soluzione enterprise? Sì, PROMIUM DMS è progettato per ambienti aziendali con requisiti di sicurezza, scalabilità e compliance elevati.
Chi gestisce configurazione e sicurezza? Tutto è gestito completamente dal team PROMIUM: configurazione, settaggi, sicurezza, infrastruttura e backup sono curati dai nostri ingegneri e specialisti cybersecurity.
Quanto è sicuro? Implementa standard di sicurezza enterprise con crittografia, audit trail, controllo accessi granulare e compliance GDPR, gestiti dal nostro team specializzato.
Che tipo di infrastruttura utilizzate? Forniamo Infrastructure as a Service (IaaS) sfruttando le più avanzate tecnologie cloud AWS per garantire scalabilità, sicurezza e performance ottimali.
È una tecnologia testata? Sì, PROMIUM DMS è la stessa tecnologia di punta che utilizziamo internamente per gestire tutti i processi documentali di PROMIUM, garantendo affidabilità comprovata.
Posso esportare i documenti? Sì, accesso diretto ai file, Document Exporter per archivi strutturati, API per export automatizzati.
Supporta integrazione con sistemi esistenti? Sì, API REST complete, webhook, SSO e connettori per sistemi ERP/CRM comuni.
Quali sono i requisiti hardware? Nessuno! Forniamo tutto come servizio IaaS – scalabile da installazioni single-server a cluster distribuiti su cloud AWS.
Che supporto ricevo? Supporto continuo 24/7, monitoraggio proattivo e manutenzione gestita completamente dal team PROMIUM.
Supporta il mobile? Sì, interfaccia web responsive ottimizzata per tablet e smartphone con app mobile dedicate.

🛠️ Glossario e concetti avanzati in PROMIUM DMS

Campi personalizzati: metadati estesi (testo, numerico, data, selezione, booleano) con validazione e indicizzazione per ricerche avanzate.
Viste salvate: configurazioni di filtri e ordinamenti memorizzate per accesso rapido a sottoinsiemi specifici di documenti.
Workflow engine: sistema di automazione con trigger (import, update, scheduled) e azioni multiple (tag, email, script, API calls).
Tipi di documento: tassonomia configurabile (fattura, contratto, ricevuta, etc.) con template e regole specifiche.
Corrispondenti: entità esterne (fornitori, clienti, istituzioni) con metadati associati per automazione e reporting.
Regole email avanzate: engine di processing email con filtri complessi e azioni automatiche post-elaborazione.
Gruppi utenti e ruoli: sistema di autorizzazione basato su ruoli con permessi ereditabili e granularità oggetto-specifica.
Storage path: organizzazione fisica dei file con pattern configurabili e gestione automatica delle directory.
Consumer engine: servizio di monitoraggio e import automatico da sorgenti multiple con retry logic e error handling.
Matching rules: algoritmi di classificazione automatica basati su pattern matching, regex e machine learning.
Archive Serial Number (ASN): sistema di numerazione univoca per correlazione con archivi fisici e compliance.
PDF/A compliance: conversione automatica in formato standard per archiviazione a lungo termine e compliance normativa.

La tecnologia di PROMIUM DMS si basa su Paperless-ngx e da quando il nostro team lo ha scoperto è diventato un alleato importante!